Đi làm cả tháng mới biết dùng máy in

Vũ Thắng (23 tuổi, Hà Nội, biên tập viên) tự ví mình như một người lớn lên cùng công nghệ. Từ nhỏ Thắng đã được tiếp xúc với máy tính và có niềm đam mê với các ứng dụng. Anh rất tự tin về các kỹ năng tin học của mình cho đến khi phải đối mặt với chiếc máy photocopy ở tòa soạn.

“Lần đầu photo tài liệu cho sếp của mình thực sự không hề suôn sẻ. Máy liên tục cho ra những trang trắng và phải mất vài lần mình mới nhận ra rằng phải đặt ngược tờ giấy vào máy để nó hoạt động”, Vũ Thắng kể lại.

Dễ xấu hổ khi không biết dùng máy in

Hoài Phương (24 tuổi, Hà Nội, nhân viên kinh doanh) cũng nhớ mãi lần đầu sử dụng máy in của mình ở một cơ quan nơi cô thực tập.

“Sếp thấy mình trẻ, cứ nghĩ mình đã quá quen với các thiết bị công nghệ nên bảo mình đi in tài liệu. Mình cũng tưởng là đơn giản, ai ngờ đâu máy in văn phòng lại phức tạp thế, đủ các loại nút nhấn, rồi một loạt lựa chọn như in thường, laser, in màu… Thấy mình loay hoay mãi, sếp chạy ra in nhanh rồi tranh thủ ‘dằn’ mình mấy câu”, Hoài Phương kể lại.

Tuy quen với smartphone, máy tính từ nhỏ, nhân sự Gen Z có thể gặp khó nếu phải dùng những thiết bị văn phòng như máy in, scan. Ảnh: The Guardian

Sau lần đó, Phương đã phải tìm kiếm cách sử dụng máy in trên mạng, đồng thời học hỏi thêm từ những nhân viên lâu năm. Sau hơn 1 tháng thực tập, cô mới thành thạo thiết bị này.

Thực tế, việc gặp khó khăn khi sử dụng các công cụ văn phòng cơ bản là vấn đề chung của rất nhiều bạn trẻ mới đi làm hiện nay. Thậm chí, Debbie Irish, người đứng đầu bộ phận nhân sự của công ty công nghệ HP đã dùng từ “tech shame” để đặt tên cho thực trạng này.

Theo một nghiên cứu được thực hiện vào năm 2022 của HP, cứ 5 nhân viên văn phòng trẻ thì có 1 người gặp phải “tech shame”, là tình trạng xấu hổ khi gặp khó với thiết bị công nghệ. Con số này với thế hệ lớn tuổi hơn chỉ là 1/25. Nghiên cứu của HP kết luận người trẻ “có khả năng xấu hổ gấp 10 lần khi rơi vào tình trạng này, so với đồng nghiệp lớn tuổi hơn”.

Họ đều là những người thuộc Gen Z – vốn được cho là thế hệ đi đầu về công nghệ, nhưng lại cảm thấy lúng túng trước những công cụ tin học văn phòng rất cơ bản. Vì sao vậy?

Lầm tưởng về Gen Z

Giới trẻ ngày nay thường được kỳ vọng phải am hiểu về công nghệ và có khả năng giải quyết mọi vấn đề kỹ thuật. Tuy nhiên, đây là một niềm tin thiếu thực tế.

Thực chất, các bạn trẻ ngày nay đã quen với việc làm mọi thứ trên điện thoại. Họ lớn lên với các ứng dụng, phần mềm và những hệ điều hành thân thiện với người dùng. Nhưng ở các cơ quan thì khác, những thứ như tệp, thư mục, máy quét, máy in và các nút bấm mới là những thứ thường xuyên được sử dụng.

Không phải laptop hay điện thoại, các loại máy móc cồng kềnh nhiều nút bấm mới là các công cụ thường được sử dụng trong văn phòng. Ảnh:The Guardian

Chưa kể, một số văn phòng hiện nay vẫn còn sử dụng nhiều loại máy móc đã lỗi thời và thường có cơ chế vận hành khá phức tạp. Đôi lúc, chúng khiến cho những người trẻ trở nên thiếu kiên nhẫn.

“Mình chỉ mất vài chục phút để sử dụng thành thạo mọi tính năng trên TikTok, nhưng mất cả tháng để học cách in tài liệu ở cơ quan. Thậm chí, mình còn phải nghiên cứu cả sách hướng dẫn để nắm được cách vận hành của máy in”, Vũ Thắng thừa nhận.

Sự kỳ vọng thiếu thực tế của xã hội khiến nhiều người trẻ vốn đã lúng túng vì thiếu kinh nghiệm, càng trở nên bối rối và dễ mắc sai lầm hơn do lo ngại bị đánh giá.

“Khi thắc mắc về các loại máy móc trong cơ quan, đôi khi mình nghe được những câu như: ‘Gen Z mà mấy cái cơ bản này cũng không biết sao’, ‘Tưởng người trẻ tụi em rành mấy cái này lắm chứ’. Những lúc như thế, mình chỉ biết cười trừ”, Hoài Phương tâm sự.

Không được đào tạo bài bản

Năm 2022, công ty việc làm LaSalle Agency đã thực hiện một cuộc khảo sát với sinh viên vừa ra trường ở Mỹ. Kết quả, gần một nửa số sinh viên tham gia khảo sát cảm thấy “không được chuẩn bị đầy đủ” khi đề cập đến các kỹ năng tin học văn phòng.

Bên cạnh đó, theo khảo sát vào đầu năm nay của Dell Technologies với hơn 15.000 người trưởng thành 18-26 tuổi trên 15 quốc gia, có tới 56% số người được hỏi cho biết “chỉ được đào tạo sơ sài, thậm chí không được đào tạo về các loại thiết bị văn phòng cơ bản”. Một phần ba trong số đó cho biết trường học đã không cung cấp cho họ đầy đủ kỹ năng tin học cần thiết cho công việc.

Có thể thấy, vẫn còn nhiều thiếu sót trong việc trang bị những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết cho học sinh, sinh viên tại các trường.

“Khi còn là sinh viên, mình từng được học về Word, PowerPoint, Excel và một số ứng dụng tin học văn phòng cơ bản khác. Nhưng còn máy quét, máy fax, photocopy…tất cả đều quá lạ lẫm”, Vũ Thắng cho biết.

Nhiều sinh viên chưa được đào tạo đầy đủ các kỹ năng cần thiết về tin học văn phòng. Ảnh: The Guardian

Ngoài ra, nhiều bạn trẻ cũng chưa chủ động trang bị cho mình những kiến thức cần thiết trước khi đi làm ở các cơ quan, văn phòng. Một số bạn chủ quan, không nhận biết hết những thiếu sót của mình cho đến khi va vấp thực tế, họ mới bắt đầu cảm thấy choáng ngợp.

“Mình vốn rất tự tin cho đến khi thực sự đi làm, mình mới biết bản thân còn hổng rất nhiều kỹ năng. Đây thực sự là một bài học cho mình”, Vũ Thắng tâm sự.

Dù có thể còn thiếu kỹ năng, nhóm lao động thuộc độ tuổi Gen Z vẫn có khả năng và tinh thần học hỏi, cũng như việc thử và sai. Do vậy, những kiến thức cơ bản cũng sẽ được học rất nhanh chóng.